Отдел документохранения (далее - Отдел) является структурным подразделением государственного учреждения «Президентская библиотека Республики Беларусь» (далее - Библиотека), осуществляющим организацию и хранение основной части действующего фонда Библиотеки, состоящей из фонда новых поступлений и фонда депозитарного хранения отечественной и иностранной литературы.
В своей деятельности Отдел руководствуется законодательством Республики Беларусь, Уставом государственного учреждения «Президентская библиотека Республики Беларусь», организационно-распорядительной и технологической документацией Библиотеки и Отдела, Положением об Отделе документохранения.
Основными задачами Отдела являются:
- формирование и организация фонда основного хранения;
- осуществление системы мероприятий по поддержанию фонда в рабочем состоянии, хранение и обеспечение сохранности фонда Библиотеки;
- организация республиканского депозитария документов по вопросам государства и права, парламентаризма, законодательства, государственного управления, местного самоуправления и государственного контроля;
- оперативное удовлетворение информационных запросов читателей и абонентов Библиотеки через систему читальных залов и абонемента.
В соответствии с основными задачами Отдел выполняет следующие функции:
- пополнение основного фонда текущей литературой и изданиями за прошлые годы в соответствии с профилем комплектования Библиотеки;
- изучение объема, состава и использования фонда в целях подготовки решений по рациональному размещению массивов документов, выработки типологического ядра фонда Библиотеки, подлежащего депозитарному хранению, выявления и своевременного исключения устаревших, ветхих, дублетных и непрофильных изданий;
- обеспечение рационального размещения фонда для осуществления оперативного поиска и выдачи документов по заказам пользователей и максимального использования площадей;
- обеспечение сохранности фонда: отбор документов для переплетных работ, реставрации документов.
- соблюдение режима хранения документов в соответствии с действующими ГОСТами (поддержание светового, температурно-влажностного, санитарно-гигиенического режимов и защиты документов от биоповреждений);
- выполнение правил противопожарной защиты библиотечных фондов;
- организация санитарной обработки документов;
- осуществление подбора и выдачи документов из фонда по требованиям пользователей через структурные подразделения Библиотеки;
- осуществление приема документов из структурных подразделений после их возврата.
Фонд Отдела документохранения составляет около 1 млн. 200 тыс. единиц хранения (книг, журналов, газет, электронных носителей и др.). Все документы размещены на 4 этажах книгохранилища. Ежегодно в Отдел поступает свыше 10 000 изданий.
Работа с фондом, помимо приема документов, включает в себя расстановку и редактирование разделов фонда. Редактирование фонда – важный процесс в работе Отдела, который способствует более качественному выполнению запросов пользователей, упрощает процесс расстановки документов, способствует выявлению дублетных и ветхих изданий.
Постоянно ведется координация работы фондодержателей по всем разделам фонда. При необходимости, составляются списки документов для различных уточнений. Сверяются и передаются на хранение недостающие экземпляры изданий, исключаются излишне дублетные, ветхие и непрофильные. Такая работа способствует оптимизации фонда, позволяет собрать воедино полные комплекты изданий, исключить дублеты, привести в соответствие местонахождение документа и сиглы хранения в электронном каталоге.
В целях сохранности фонда выявляются ветхие документы, которые передаются в Отдел реставрационных и копировальных работ. Для хранения Коллекций отдела делается заказ на изготовление коробок необходимых размеров.
Фонд Отдела постоянно пополняется и размещение некоторых разделов фонда не позволяет вместить все поступления. Для более рационального использования помещений ведутся работы по перемещению и передвижке фонда.
Помимо работы с фондом сотрудники Отдела осуществляют подбор и выдачу документов в подразделения Библиотеки и по заказам пользователей.
Ежегодно в Отдел поступает свыше 10 000 заказов от пользователей. Из фонда Отдела активно заказывают издания на выставки. Сотрудники отдела подбирают документы не только по заказам, но и «от полки» без заказа. В основном это документы, не отраженные в электронном каталоге. Такая работа позволяет активнее использовать фонд, популяризировать издания более раннего периода (1950 – 1990 гг.).
В январе 2025 года в Отделе состоялась пресс-конференция «Становление и развитие культуры независимой Беларуси в контексте деятельности Президента Республики Беларусь». Сотрудники Отдела рассказали журналистам об инженерных высокотехнологических системах безопасности, которые гарантируют сохранность фонда и провели экскурсию по документохранилищу. Ответили на интересующие вопросы.
В 2025 году сотрудники Отдела приняли участие в следующих мероприятиях:
диалоговой площадке «Президентская Республика: 30 лет стабильного развития», которую организовали Президентская библиотека Республики Беларусь совместно с Московской организацией РОО «Белая Русь»;
книжной выставке, посвященной истории Основного Закона белорусской государственности с презентацией книги «Наш Президент»;
XVI научно-практической конференции молодых ученых и специалистов «Библиотека в ХХI веке: актуальные траектории развития», XII Международном конгрессе «Библиотека как феномен культуры». Сотрудник Отдела выступила с докладами.
Крупень Жанна Николаевна
Заведующий отделом документохранения
