Хорошее образование, знание делопроизводства, менеджмента, этикета, компьютера и оргтехники, грамотная речь, коммуникабельность и исполнительность, дружелюбие и непринуждённость в общении – вот неполный перечень качеств, которыми должен обладать современный секретарь.

Очень часто за плечами великих людей стоят секретари, которые знают все особенности характера, привычки и проживают с ними целую жизнь, пока они поднимаются по ступенькам Олимпа славы.

Секретарь - это первый помощник руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения. Это инициативный и рассудительный специалист, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя.

В древнерусском государстве существовала культура составления и оформления документов. 

Основы делопроизводства и секретарского дела на славянских землях были заложены в Полоцком княжестве в X—XIII вв. Состав документов в этот период весьма разнообразен — уставные, духовные и подорожные грамоты, письменные завещания, выступающие как законодательные частноправовые акты. В XII в. появились писцы, занимавшиеся составлением, подготовкой и рассмотрением документов. В специальных школах велась подготовка писцов, судейских секретарей, печатников (хранителей печати).

В конце XV века появились первые приказы - центральные органы государственной власти, приказное делопроизводство, а также приказные избы, управлявшие на местах. Здесь, среди приказных людей, и зародилась работа с документами, постепенно формировался слой профессиональных чиновников - знатоков своего дела. 

Порядок составления документов в приказах был следующим: по указанию дьяка проект документа - «черное письмо» составлял подъячий «средней руки», дьяк «чернил» его, то есть исправлял, а «молодший» подьячий «белил», то есть писал начисто. В наследство от тех времен и приказного делопроизводства мы получили слово «волокита». Подклеенные в столбцы длиной до 80 метров документы наматывались на палочки в свитки. Ленты документов при чтении волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающее слишком долгое решение вопроса.

27 февраля 1720 года царь Всея Руси Пётр I подписал в этот день Генеральный регламент государственных коллегий: «При таких учреждениях должность чина секретарского в том состоит, что ему на всех приходящих письмах и доношениях нумера подписывать, и на них числа, когда подано приписывать и об оных без всякого подлога и пристрастия, но по нумерам и числам доносить». Вместо устаревшей системы приказов были созданы двенадцать коллегий, каждая из которых ведала своей отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Именно тогда впервые заговорили о «секретарском чине» и о высоких требованиях к секретарям. И это было не случайно. В значительной степени результат решения того или иного дела зависел от того, как его доложит секретарь. Человек, занимавший эту должность, обязан был хорошо знать законы, быть образованным, уметь разбираться в различных ситуациях, знать свое дело до тонкостей.

В 1840 году в Российской империи появились первые личные секретари руководителей на крупнейших предприятиях - Путиловском и Невском заводах. 

В 1868 году в Харькове открылись первые секретарские курсы, тогда как подобные учебные заведения в США появились в 1879-м, а в Англии и Франции - в 1900-1907 годах.

С 1884 года в Российской империи издавалось восемь специализированных журналов («Машинопись», «Стенографический листок» и др.), а личные секретари регулярно повышали свою квалификацию на курсах. 

Начало XX века было ознаменовано для секретарей введением многих новшеств, связанных с научно- техническим прогрессом. В те годы в работе секретариатов использовались двадцать три модели пишущих машин, восемь моделей множительных аппаратов, два вида диктофонов и большое количество разнообразных канцелярских принадлежностей, в том числе и новинки - перьевые ручки.

Секретарь должен был уметь печатать со скоростью 4 страницы за 60 минут, стенографировать со скоростью 40-60 слов в минуту, хорошо знать хотя бы один иностранный язык, работать с разнообразной корреспонденцией на русском и иностранных языках, владеть приемами общения с посетителями. 

В 1920-е гг. в нашей стране развернулась интенсивная разработка и упорядочение белорусской национальной терминологии. Были изданы книги, специально посвященные делопроизводству: «Учебник делопроизводства сельских и местечковых советов» (Мн.,1926), созданный на основе учебника, широко применяемого в РСФСР; «Учебник делопроизводства районных исполнительных комитетов» (Мн.,1926). Для закрепления белорусской терминологии была издана книга С. Середы «Делопроизводство. Образцы официальных бумаг. Словарь технико-канцелярских выражений и другие необходимые в делопроизводстве знания» под редакцией М. Красинского (Мн., 1926). 

В 1925 г. секретарей включили в канцелярско-техническую группу специалистов и уравняли их с машинистками, рассыльными, конторщиками, архивариусами и стали считать их «канцелярско-техническими специалистами». 

В 1926 г. был создан Государственный институт техники управления при Народном комиссариате Рабоче-крестьянской инспекции, который стал заниматься совершенствованием государственного аппарата. Именно тогда в составе советских государственных учреждений появилась должность «секретарь», которой придавалось большое значение, так как с этой категорией служащих в первую очередь сталкиваются трудящиеся и судят о стиле работы управленцев.

Секретари руководящих работников стали консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, контролирует сроки исполнения решений, помогали руководителям в приеме посетителей. 

В те годы издавались специализированные журналы: «Стенография и машинопись», «Вопросы организации и управления», «Техника управления», которые позволяли секретарям повышать свою квалификацию. В суверенной Беларуси 19 сентября 2001 г. в Государственном комитете Республики Беларусь по печати был зарегистрирован журнал «Секретарское дело» (учредитель: журнал «Налоговый вестник»).

С 1952 года по инициативе нью-йоркского публициста Гарри Клемфусса в последнюю среду апреля стали отмечать Международный день секретаря (День профессиональных административных работников).

Предлагаем пользователям ознакомиться с презентацией, в которой представлены издания по секретарскому делу, а также интересные факты из истории профессии и жизни известных людей, которые начинали свой путь к успеху с профессии секретаря.